日幣台幣帳分不清？代購雙幣別記帳的正確做法
做日本代購最獨特的帳務難題，不是金額大、不是品項多，而是「你花的是日幣，客人付的是台幣」。
這個看起來很簡單的問題，實際操作起來卻讓無數代購主崩潰：匯率每天變、客人的預付款有些是日幣有些是台幣、餘額到底用哪個幣別算、退款的時候要退日幣還是台幣⋯⋯
如果你也有這些困擾，這篇文章幫你搞清楚雙幣別記帳的邏輯，以及怎麼做才不會每個月帳都對不起來。
為什麼雙幣別這麼難搞？
做台灣本地團購的人不會遇到這個問題——進貨台幣、賣出台幣、對帳台幣，一條線到底。但日本代購是這樣的：
💱 日本代購的金流路徑
客人付錢：台幣（匯款、LINE Pay、面交）
你購買商品：日幣（日本店面、日本電商）
日本國內運費：日幣
國際運費（EMS）：日幣
你報給客人的價格：台幣
中間的每一個環節都涉及「日幣 → 台幣」的換算，而且每次換算的匯率可能都不一樣。
這就是為什麼用一個純台幣的 Excel 記帳，到最後帳一定對不起來——因為你無法追蹤「這筆台幣金額是用什麼匯率、從哪個日幣金額換過來的」。
3 個最常見的雙幣別記帳錯誤
1把日幣和台幣混在同一欄
很多代購主在 Excel 裡只有一個「金額」欄位，有時候填日幣、有時候填台幣、有時候填換算後的金額。到了月底對帳的時候，你看到一個 5,000——這是 5,000 日幣還是 5,000 台幣？你自己都不確定了。
正確做法：日幣和台幣永遠分開記。商品成本記日幣，客人報價記台幣，中間的匯率要記錄下來。兩個幣別的餘額各自獨立計算。
2客人預付款沒有分幣別管理
有些客人會預存一筆錢在你這邊，方便之後扣款。但這筆預付款是台幣還是日幣？如果客人存了 10,000 台幣，你之後幫他買了 ¥15,000 的商品，要用當時的匯率還是現在的匯率扣？餘額要顯示台幣還是日幣？
如果這些問題你每次都要「想一下」，代表你的記帳系統有漏洞。
正確做法：預付款和餘額要按幣別分開記錄。台幣存款就是台幣餘額、日幣存款就是日幣餘額，扣款的時候各扣各的，不混在一起。
3匯率紀錄沒有保存
你在 3 月 15 日用匯率 0.20 報價給客人，客人 3 月 20 日才付款，你 3 月 25 日才去日本買商品。這三天的匯率可能都不一樣。
如果你沒有記錄「這筆訂單用的是哪一天的匯率」，事後想追帳、想核對利潤，完全無從查起。
正確做法：每筆訂單要記錄當時使用的匯率，並且保留日幣原價和台幣報價兩個數字。
正確的雙幣別記帳長什麼樣？
一套正確的雙幣別帳務系統，應該具備這些能力：
| 功能 | Excel 能做到嗎？ | 系統能做到嗎？ |
|---|---|---|
| 日幣/台幣分開記帳 | 可以但要很多欄位 | ✅ 內建雙欄，自動分開 |
| 餘額分幣別顯示 | ❌ 要自己寫公式 | ✅ 日幣餘額和台幣餘額獨立 |
| 匯率自動帶入 | ❌ 手動查、手動填 | ✅ 即時匯率 API 自動抓取 |
| 每筆訂單記錄使用匯率 | 可以但常忘記 | ✅ 自動記錄，可事後追查 |
| 預付款分幣別管理 | ❌ 極容易搞混 | ✅ 存入台幣扣台幣、存日幣扣日幣 |
| 客人自己看餘額 | ❌ 要你截圖給他 | ✅ 客人登入自己看 |
實際場景示範
📌 場景：客人 A 預存 NT$5,000，你幫他買了兩樣商品
商品 1：日本零食禮盒 ¥3,500（用匯率 0.20 換算，代購倍率 ×1.25，含服務費報價 = ¥3,500 × 1.25 × 0.20 = NT$875）
商品 2：保溫瓶 ¥8,200（用匯率 0.20 換算，代購倍率 ×1.22，含服務費報價 = ¥8,200 × 1.22 × 0.20 = NT$2,001）
國際運費分攤：NT$350
客人應付總額：NT$875 + NT$2,001 + NT$350 = NT$3,226
預存餘額扣除後：NT$5,000 - NT$3,226 = 剩餘 NT$1,774
※ 代購報價採逐件倍率計費（已含服務費與台灣關稅），¥0–¥5,000 區間倍率 ×1.25、¥5,001–¥10,000 區間倍率 ×1.22。
❌ Excel 的做法
你要手動查匯率 → 手動算每筆日幣換台幣 → 手動套倍率計算報價 → 手動加運費 → 手動從預存款扣除 → 手動更新餘額 → 手動截圖給客人看
每一步都可能出錯，而且客人問你「我還剩多少錢」你還要重新算一次。
✅ 系統的做法
你只需要輸入商品和日幣價格 → 系統自動帶匯率換算 → 自動套倍率計算報價 → 自動加運費 → 自動從客人台幣餘額扣除 → 客人登入就看到最新餘額
全程你只做了一件事：輸入商品。其他全是系統處理。
為什麼市面上的團購系統做不到？
你可能會想：「那我用樂樂團購或飛比+1 不行嗎？」
答案是：它們不支援雙幣別。
樂樂、飛比、OrderPally 這些團購系統都是為台灣本地團購設計的。它們的帳務系統只有一種貨幣——台幣。你沒辦法在系統裡記錄日幣原價、沒辦法分幣別管理餘額、沒辦法追蹤匯率。
如果你硬要在這些系統上做日本代購的帳，最終你還是會打開 Excel 另外記一份「日幣帳」——等於用了兩套系統，反而更麻煩。
這就是 GOYOULINK 存在的原因。它從第一天就是為「跨境代購」設計的，雙幣別不是附加功能，是核心架構。
常見問題
Q：如果客人同時有日幣和台幣的預存款怎麼辦？
系統會分開記錄。客人的帳戶裡有兩個餘額欄位——日幣餘額和台幣餘額，各自獨立。你扣日幣就從日幣餘額扣，扣台幣就從台幣餘額扣。
Q：匯率是用哪一天的？可以自己設定嗎？
可以。系統支援自動抓取即時匯率，你也可以手動設定固定匯率。每筆訂單使用的匯率都會自動記錄，事後可以追查。
Q：客人看得到自己的餘額嗎？
可以。客人登入消費者入口後，可以看到自己的日幣餘額和台幣餘額，以及每一筆存款、扣款的紀錄。
Q：我現在 Excel 裡的客戶餘額資料可以搬過來嗎？
可以。GOYOULINK 支援歷史餘額資料遷移，你整理好後可以批次匯入，不需要一筆一筆重新輸入。
